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仓储管理订单处理流程

来源: 发布时间: 2019-09-01 点击数:
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仓储物流是以信息流为统帅安排物资和资金的流动,因此,配送的第一步就是信息流的处理,只有接收到信息流的安排,物资才能发生移动。订单处理是整个配送中心信息流的第一个关口,主要工作包括:接受订货、订单确认、制定订单号码、建立客户档案、存货查询及依订单分配存货、计算拣取的标准时间、依订单排定出货和拣货程序、分配后存货不足的处理、订单资料处理输出。

1.接受订货

接受订货主要有两种方式:

1、 传统订货方式:传统订货方式主要有业务员跑单接单、厂商补货、厂商巡视隔日送货、电话口头订货、传真订货、邮寄订单、客户自行取货七种方式。这种订货方式成本较低,是大众化的订货方式。

2、 电子订货方式电子订货是一种比较先进的订货方式,可以达到信息的及时、无衔接的沟通。大型企业和配送中心联网后,由电子订货系统统一管理,就可以实现电子订货。电子订货方式主要有定货簿与终端机配合、销售时点信息系统、订货应用系统三种方式。

2.订单确认

订货信息到达以后,配送中心的订单处理员就要做订单确认,主要确认内容包括:

订货数量及到货日期:订货数量和到货日期是非常重要的,配送中心要检查库存是否有客户需要的货物品种和数量,以及是否有能力在规定的日期完成配送。

  客户的信用:一般情况下,配送中心都是先送货,然后按月结算货款,那么客户的信用就显得尤为重要。配送中心可以把客户按照信用程度分成三个等级,等级最好的客户可以优先配送。

  订单形式 常见的订单形式有手工订单和电子订单两种。

  订货价格   订货价格是买卖双方都非常关心的内容。

  加工内容   加工内容和包装条件也是需要确认的内容。

如果以上内容都符合配送中心的要求,信息就会向后依次传递,完成配货;如果不符合配送中心的要求,信息在这个环节就被拦截住。

3.制定订单号码

为了能够更好地管理订单,也为了使整个生产和物流过程更加顺畅,配送中心要对订单进行编码,这也是实现计算机管理的一个基本要求。

4.建立客户档案

客户档案应该包括客户名称、信用等级、信用额度、付款条件、配送区域、财务账号、配送路径和地址、卸货点特性、是否具备装卸功能以及其他配送要求等。

建立客户档案可以为后面的服务打好基础。

5.存货查询及依订单分配存货

  存货查询

存货查询就是要检查库存状况,包括是否有货、能否满足顾客的订货条件等。

  依订单分配存货

订单分配模式。订单分配的模式有两种:一是单一订单分配,就是把收到的订单及时下发到物流管理部,物流管理部可以在第一时间看到相应信息并开始工作,这样做的好处是及时性强;二是批次订单分配,就是把收到的订单按不同时间段集成一批,统一下发到物流管理部,如在11:30时,把上午收到的全部订单下发到物流部。这样做的好处是能够集中工段,提高效率。

对于大客户,一般采取单一订单分配的方式;对于普通客户,或者订单的货品是常规性质的,就应该采取批次订单分配的方式。

库存不足的处理方法。当某商品的出货量大于可分配的库存量时,可以按照四个原则决定配送的优先性:有特殊优先权的客户优先发货,如A类客户;根据订单交易量或者交易额判断,交易量大的优先发货;对公司贡献度较大的订单优先配送;根据客户的信用情况判断,信用度好的客户优先配送。

6.计算拣取的标准时间

计算拣取物品的标准时间可以分为三步:

第一步,计算拣取每一单元货物的标准时间;

第二步,计算每个品项的订购数量,再配合每个品项的寻找时间计算每品项拣取的标准时间;

第三步,统筹安排每个品项的标准时间。

7.依订单排定出货和拣货程序

一般而言,每个配送中心都有自己的运作规则,通常按照客户的分类、工作量的大小、拣取标准时间或者内部工作负荷来排定出货时间及拣货先后顺序。

8.分配后存货不足的处理

如果现有存货数量无法满足客户的需求,客户又不愿以替代品替代,订单处理部就应该按照客户的意愿与公司的政策来决定处理方式。

分配后存货不足的处理方式有四种:一是重新调拨,即从别的公司调拨物品;二是补货,即从供应商处补充货物;三是延迟交货;四是取消订单,当客户觉得货物不重要,且物品的可得几率较小时,可以采用这种处理方式。

9.订单资料处理输出

订单处理完后需要将数据传递给下一道工序(如仓储部),以便其依据数据进行作业,这就需要打印物流作业单据。

常见的物流作业单据有拣货单(出库单)、送货单、缺货资料等。其中,缺货资料是以后采购部门进行采购、补货部门进行补货、调货部门进行调货的依据。


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